確実に業務が終わる|たった2つのタスク管理術|これ本当!

締切間近の案件や、今週末までにどうにかしなければならい状況は仕事には付き物!そんな時、確実に終わらす「超タスク術」をご紹介。しかも、凄く簡単に実践可能。
この記事は、ついつい脱線して自分のタスク(仕事)が順調に進められない人に向けた記事です。

1.タスクの洗い出しをしてメモる

今日も仕事を始めるぞ!という始業前もしくは前日の終業間際がベストです。今日やらなければならないタスクを優先順に箇条書きでメモもしくは、パソコンのテキスト等何でも良いので目に着くころに書き出しましょう。

POINT
必ず優先順に記述しましょう。もし、本日中に必ず終わらせたいものは、★マークでもつけておきましょう。

2.基本的に、あとは優先順に進めていく

基本、優先順に作業を進めていくのですが、次の事を実践してみましょう。

1時間毎にアラーム

スマホまたは、パソコン作業が多い方はパソコンのアラーム機能でも良いです。1時間ごとにアラームが鳴るように設定をしましょう。
そして、アラームが鳴った時に自分がしている作業を、メモっておきましょう。
タスクが順調にこなせない人の特徴として、急なメールや打ち合わせ等が入った時に、横道にそれがちです。
横道に反れたときの気づきになります。そして、横から入ったタスクは、今日のタスクのどこに入るかを再確認できるのです。

POINT①
洗い出したメモの記載しているタスクに着手したら、他の事は基本しないこと。
例えば、メールチェックとかツイートをするとか・・・。どうしても必要なら、ちゃんとタスク洗い出しメモに記載しましょう。
POINT②
もしも、横やり作業の優先順が自身で決められないポジションに居たら、決められる人(上司等)に今、自身が抱えているタスク(洗い出したメモ)を共有し、どこに組み込ませるかを確認しましょう。

長期のタスクを抱えている場合は?

もちろん、毎日、1日だけで完了するタスクばかりではないですよね?
そういう長期的なタスクを抱えている場合は、細分化します。

例えば
■新人教育の為の資料を30ページ作らなければならない場合
そういう時は、締切日から逆算し、ページ数やカテゴリ等で1日分の作業量を決めましょう。

まとめ

まずは、実践してみてください。どれだけ自分が仕事中に横道に反れているかが解ると思います。それだけでも、仕事の仕方が変わってきます。是非、素直に取り入れてみましょう。

  1. 前日の終業間際または、始業時に今日のタスク一覧を洗い出してメモし、目の見える所に貼る
  2. 1時間毎にアラームを設定し、洗い出しメモとアラームが鳴った時の自分の作業を見比べる
  3. 急なタスクは、再度、優先度の確認を行う